כיצד להסיר עותקים משוכפלים באקסל - מחק שורות שכפולות עם מעט קליקים

ל- Excel יש יישומים רבים, כמו מעקב אחר מלאי, ניהול רשימת תפוצה, עריכת דוחות מכירות ורבים אחרים.

ככל שמסד הנתונים גדל, בעיה אחת עיקרית שרבים מהמשתמשים נתקלים בהם היא קבלת ערכים ושורות כפולים. זה יכול להפוך את החישובים שלך לא מדויקים ויגרום לאנשים להטיל ספק בכשירות שלך.

בסופו של דבר תוכל לתת דוח סיכום עם ערכים כפולים או אפילו לשלוח מכתב לאותו אדם פעמיים. אז תצטרך למצוא ולהסיר את הכפילויות כדי למנוע טעויות קטנות אלה שעלולות להיות בעלות השלכות חמורות.

אפשרות 1: שימוש בכלי ההסרה הכפול

מכיוון שהבעיה הזו מתרחשת הרבה, יש פקודה ייעודית על סרט שמקלה על ההתמודדות עם כפילויות. זה המקרה בגירסאות עדכניות של חבילת Microsoft Office, כגון Excel 2007 עד 2016.

בחר את הטבלה שעליה תעבוד

ראשית, עליך לבחור את התאים שמכוונים אליהם, מכיוון שניתן להשתמש בכלי להסרת כפילויות בשורות שלמות או רשומות תואמות חלקית.

באפשרותך לעשות זאת על ידי בחירת הטבלה ואז לחיצה על Ctrl + A. עליך לוודא שהקובץ המקורי נשמר כאשר התהליך מוחק את הכיסויים לצמיתות.

לחץ על כרטיסיית הנתונים בחלקו העליון של המסך

לאחר שבחרת את הטווח, בדוק את החלק העליון של המסך ולחץ על כרטיסיית הנתונים. הפקודות השונות יוצגו, ואז עליך לבדוק אם 'הסר כפילויות' ולחץ עליו.

תיבת דו-שיח קטנה תופיע על המסך. השורה הראשונה נבחרת אוטומטית כאשר מסומנת 'הכותרת לנתונים שלי'. אם אין כותרת והנתונים מתחילים בשורה הראשונה, בטל את הבחירה באפשרות זו.

לחץ על הלחצן אישור כדי להסיר כפילויות

הטבלה כולה נבחרה כעת, וכך עליך להמשיך וללחוץ על כפתור אישור. פעולה זו תמחק את כל הכפילויות. פרטי המחיקה מופיעים על המסך כשנותרו ערכים ייחודיים ומספר הערכים הכפולים שהוסרו מוצג.

עם זאת, אם ברצונך להסיר כפילויות חלקיות בהתבסס על עמודות ספציפיות, עליך לבחור בהן ולהשאיר את השאר. אם הטבלה מכילה עמודות רבות, עדיף לבטל את הבחירה בכולן ואז פשוט לבחור את אלה שזקוקים להסרת צינורות.

לאחר שתסיים, עליך ללחוץ על אישור. לאחר מכן המידע הכפול יוסר, והפרטים יוצגו על המסך.

אפשרות 2: שימוש במסננים מתקדמים ב- Excel

סמל המסנן המתקדם עוזר לך לזהות ולמחוק כפילויות ב- Excel. ניתן להשתמש בזה בחבילת Microsoft Office האחרונה ובגרסת 2003. עליך לפתוח את הגיליון האלקטרוני של Excel ולבחור הכל על ידי לחיצה על Ctrl + A.

לחץ על כרטיסיית הנתונים ואז על הלחצן מתקדם מתחת לקטע המיון והסינון

לאחר מכן לחץ על הכרטיסיה נתונים בחלקו העליון של המסך, שם מופיעים חלקים שונים מתחתיו. חפש את קטע המיון והסינון ולחץ על הכפתור המתקדם.

תופיע תיבת דו-שיח על המסך שבה תוכלו לבחור 'העתק למיקום אחר' או 'לסנן את הרשימה במקום'. האחרון מסתיר את כל השורות עם כפילויות ואילו הראשון מייצר עותק של הרשומות.

התאם את טווח הנתונים תחת "טווח הרשימה"

בתיבת הדו-שיח, יש שדה טווח רשימה עם נתונים המאוכלסים ב- Excel. אם ברצונך לשנות את הטווח, תוכל לעשות זאת על ידי התאמתו תחת 'טווח הרשימה'.

השארת טווח הקריטריונים ריק והעתקה לשדה שימושית רק אם בחרת להעתיק למקום אחר. אחרת, השאר אותו ריק לאפשרות 'סנן את הרשימה במקום'.

סמן את התיבה "רשומות ייחודיות בלבד"

תחת אותה תיבת דו-שיח, יש שדה שכותרתו "רשומות ייחודיות בלבד" - סמן את התיבה הזו. זה אומר ל- Excel לסנן כפילויות תוך שמירה על ערכים ייחודיים.

לחץ על אישור כדי להסיר כפילויות

לאחר שתעקוב אחר תהליך זה, תוכל ללחוץ על כפתור אישור כדי להיפטר מהכפילויות. המסמך מכיל לאחר מכן נתונים כפולים למעט אלה שהוסרו.

מכיוון שהתהליך מניח שיש כותרות במסמך, אם השורה הראשונה מכילה כפילות, היא לא תוסר. מחק אותו ידנית אם זה לא כותרת.

כאשר אתה משתמש בתהליך הסינון המתקדם, אתה יכול להסיר כפילויות רק בטבלה כולה מכיוון שאין ברירה לעשות זאת באופן חלקי. עם זאת, ניתן להסיר כפילויות ובמקביל ליצור עותק של הנתונים.

אפשרות 3: שימוש בכלי מסיר כפול עם 2 לחיצות עכבר

מלבד מסירי הכפילות המובנים, תוכלו להשתמש בתוספות כמו מסיר כפולות Ablebits בכדי להיפטר מהכיסויים. הכלי הוא רב תכליתי ויכול לבצע גם פונקציות אחרות. זה עובד על כל מערכות ההפעלה, ובכל גרסאות האקסל. כאן נתמקד בדרך אחת לשימוש בכלי שלוקח 2 לחיצות עכבר בלבד.

בחר את התא בטבלת העניין

בדוק את הטבלה שבה אתה צריך להפריש רשומות, ובנתוני Ablebits לחץ על "טבלת dedupe". זה בוחר את הטבלה כולה, ותיבת הדו-שיח תיפתח עם כל העמודות שנבחרו באופן אוטומטי.

בחר מחק כפילויות מהרשימה הנפתחת תחת שדה "בחר את הפעולה"

בפינה השמאלית התחתונה, יש רשימה נפתחת מתחת לשדה הפעולה הנבחר. בחר באפשרות מחיקת כפילויות ולחץ על אישור. הערכים הכפולים יימחקו למעט מופעים ראשונים.

הסרת כפילויות בעמודות המפתח

ניתן להשתמש בתהליך לחיצת העכבר 2 להסרת כפילויות בשורות ספציפיות תחת עמודות מכריעות. לשם כך, בטל את הסימון של העמודות האחרות והשאיר את העמודות שברצונך להקדיש. עקוב אחר שתי נקודות לעיל, והכפילויות יוסרו.

ניתן להשתמש בפעולת הבחירה לפעולות אחרות כגון העתקת כפילויות למיקום אחר מבלי למחוק אותם. השתמש בתפריט הנפתח כדי לבחור בהתאם כך שגיליון ה- Excel שלך יהיה מסודר וללא טעויות.

מילה אחרונה

ניגוב כפילויות ב- Excel הוא פשוט באמצעות שלוש האפשרויות המודגשות לעיל. התהליך קל, ובמדריך זה תוכלו לעשות זאת בכמה לחיצות כדי לקבל את העזרה האולטימטיבית למשימה וסיוע בעבודה מ- Excel.

כשאתה עובד ב- Excel עליך תמיד לנקות את מערך הנתונים שלך, ולבטל שגיאות לא מקצועיות. אם אתה נתקל באתגרים כלשהם, בדוק שהנתונים המעובדים אינם מסוכמים או מתוארים.

במקרים כאלה, עליך להסיר את סיכומי המשנה ואת המתאר ואז להשתמש באחת מהשיטות לעיל. לאחר מכן ינקו את הנתונים, וכך יהיה הרבה יותר קל לעבוד עליהם.